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IT-Restrukturierung beim Software- und Telekommunikationsanbieter Unify

Case Study

Herausforderung

Unify befand sich in einer Transformation vom hardwarezentrierten Anbieter mit Direktvertrieb zu einem software- und dienstleistungsorientierten Unternehmen. Wesentlicher Kostentreiber in diesem Prozess waren die IT-Kosten, die völlig aus dem Ruder liefen. Einschneidende Umsatzrückgänge und Marktanteilsverluste erschwerten dem Marktführer zudem die Anpassung an eine veränderte Wettbewerbssituation.

Erfolg

Atreus verhalf Unify zur Einhaltung des IT-Budgets im laufenden Fiskaljahr sowie einer weiteren geplanten Reduktion der IT-Kosten und sicherte die Einhaltung des gesenkten Planbudgets im Folgejahr. Durch eine höhere Senkung der Opex konnten die Investitionen innerhalb des Budgets sogar erhöht werden. Zudem wurden die IT-Organisation stabilisiert und der laufende Integrationsprozess unterstützt.

Interview mit Olaf Horsthemke, als Leiter HR bei Unify

Warum holten Sie Atreus an Bord?

Im Rahmen der unternehmensweiten Transformation explodierten die Kosten für die IT-Restrukturierung. Obwohl das Unternehmen an allen Enden auf Kostenverschlankung getrimmt war, kündigte die IT sogar ein Überschreiten des vorgesehenen Budgets an. Auf dieser Basis stand auch das Gesamt-IT-Budget für das Folgejahr infrage, in dem eine weitere Kostenminimierung um gut 20 Prozent geplant war. Atreus stellte einen Programm-Manager, der die IT-Ausgaben innerhalb eines Jahres drastisch senkte.

Zentrale Zielsetzung und Aufgabenstellung des Projekts

  • Senkung der Gesamt-IT-Kosten um 20 Prozent innerhalb von zwölf Monaten
  • Coaching des amtierenden CIOs, sowie Bereitschaft zur kurzfristigen interimistischen Übernahme der CIO-Position, soweit nötig
  • Während des Projektes zusätzlich Unterstützung der IT-Post-Merger-Integration mit einem globalen IT-Dienstleister
© sonjanovak – fotolia.com

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Nehmen Sie Kontakt auf zu Rainer Nagel, Direktor.

+49 89 452249-400 nagel(at)atreus.de

Die Rahmenbedingungen für die IT-Restrukturierung waren ja denkbar ungünstig…

Die Unify IT war in ihrer Legacy und der existierenden Systemlandschaft gefangen und sah aus eigener Kraft keine Hebel zur Veränderung. Die Abteilung war in der Vergangenheit mehrfach umorganisiert worden und hatte eine schlechte Reputation im Unternehmen. Der Atreus Manager fand eine hoch komplexe Applikationslandschaft mit länderspezifischen SAP-Systemen, umfangreicher Schatten-IT sowie unzureichender Kostendisziplin und -transparenz vor. Zudem herrschte innerhalb des IT-Managements eine mangelnde Koordination der Aktivitäten und das Vertrauensverhältnis war teilweise beschädigt. Zahlreiche IT- und Prozess-Know-how-Träger verließen zudem das Unternehmen im Zuge von Restrukturierungsmaßnahmen.

Welchen Lösungsansatz wählte der Atreus Manager?

Sein Erfolgsrezept war ein Vorgehen in Wellen, klare „Ownerships“ und eine konsequente Umsetzungsorientierung. Er analysierte zunächst die IT-Kostenstruktur sowie die Kostentreiber und prüfte bereits geplante Kostensenkungsmaßnahmen (Baselining). Um zusätzliche Einsparpotenziale aufzudecken, organisierte er „Idea Workshops“. Daraus ergaben sich mehrere „Wellen“ und Themen wie z.B. Headcount, Local IT oder Supplier. Zusammen mit dem IT-Management wurden die Potenziale verifiziert und anschließend Einzelmaßnahmen mit Härtegraden abgeleitet. Mit den verantwortlichen IT-Mitarbeitern wurden Umsetzungstermine erarbeitet – Stichwort „Transfer der Ownership“.

Bei bestehendem Kostendruck in der IT konnten durch die Reduzierung der operativen IT-Kosten die notwendigen Budgetmittel für die essenziellen Digitalisierungsprojekte „freigeschaufelt“ werden.

Olaf Horsthemke zeichnete als Executive Vice President und Chief Human Resources Officer für alle HR-Programme und -Prozesse bei Unify weltweit verantwortlich. Davor arbeitete er bei Coriant, wo er für die weltweiten HR-Initiativen und die gesamte HR-Abteilung zuständig war. Zuvor war er in verschiedensten Positionen für Nokia Siemens Networks tätig, unter anderem als Head of Human Resources Europa. Er begann seine Karriere bei Siemens, wo er u. a. in der Software-Entwicklung für private und öffentliche Kommunikationsnetze tätig war. Inzwischen unterstützt er mit seinem Unternehmen Brain4Change Unternehmen bei Restrukturierungs- und Veränderungsprozessen.

Olaf Horsthemke, Leiter HR bei Unify

Olaf Horsthemke zeichnete als Executive Vice President und Chief Human Resources Officer für alle HR-Programme und -Prozesse bei Unify weltweit verantwortlich. Davor arbeitete er bei Coriant, wo er für die weltweiten HR-Initiativen und die gesamte HR-Abteilung zuständig war. Zuvor war er in verschiedensten Positionen für Nokia Siemens Networks tätig, unter anderem als Head of Human Resources Europa. Er begann seine Karriere bei Siemens, wo er u. a. in der Software-Entwicklung für private und öffentliche Kommunikationsnetze tätig war. Inzwischen unterstützt er mit seinem Unternehmen Brain4Change Unternehmen bei Restrukturierungs- und Veränderungsprozessen.

 

„Das Budget konnte im laufenden Fiskaljahr eingehalten werden. Wir setzten die Reduktion der operativen Kosten um 17,1 Millionen Euro wie geplant um und erreichten somit das Planbudget im Folgejahr. Die Investitionen in IT-Transformationsprojekte konnten um 56 Prozent gesteigert werden.“

Was waren die konkreten Maßnahmen-Pakete?

In einem „Restrukturierungspaket 1“ wurden sofort oder kurzfristig wirksame Maßnahmen zur Stabilisierung der Kosten im laufenden Jahr umgesetzt. Das „Restrukturierungspaket 2“ trug zur Senkung der Gesamt-IT-Kosten um 20 Prozent im Folgejahr bei. Bewährt hat sich zudem ein kontinuierliches Tracking und Review auf Einzelmaßnahmenebene.

Welche Erfolge konnte der Atreus Manager verbuchen?

Das IT-Budget wurde im laufenden Fiskaljahr durch kurzfristige Maßnahmen mit wiederkehrendem Effekt eingehalten und konnte im Folgejahr um weitere 20 Prozent reduziert werden. Da das Projektbudget anteilig erhöht wurde, ergibt sich eine Senkung der operativen IT-Kosten um etwa ein Viertel innerhalb eines Jahres. So konnten notwendige Budgetmittel für essenzielle Digitalisierungs-Projekte „freigeschaufelt“ und die IT-Organisation insgesamt stabilisiert werden. Nach einem Austausch des amtierenden CIO unterstützte der Atreus Manager den Nachfolger in dessen Aufgaben.

Das Projekt wurde ganz gezielt unter die Leitung eines Interim Managers gegeben?

Uns kam es darauf an, dass der Projektleiter nicht nur fundierte Methodenkompetenz mitbringt, sondern vor allem das nötige Know-how im Rahmen von IT-Restrukturierungen. Wichtig war auch, dass der Manager eine gewisse „politische“ Neutralität im Unternehmen wahrt und einen „breiten Rücken“ für unangenehme Aufgaben und Themen hat. Zudem hatte der Atreus Manager Erfahrung im Restrukturierungsumfeld und mit Private-Equity-Shareholdern. Diese Passgenauigkeit hat mich absolut überzeugt. 

Erfolgsfaktoren des Projekts

  • rasche Identifikation der nötigen Stellschrauben durch den Atreus Manager
  • Ownership der Organisation mit klarer Umsetzungs-Verantwortung
  • Klare Kommunikation der Ziele durch das Topmanagement
  • Konsequenz in der Umsetzung und Vorleben

 

  • Projektkommunikation: Eindeutige Zielsetzung und Klarheit über die Erwartungshaltung
  • harte Arbeit: Stringente Definition und Implementierung von rund 100 Einzelmaßnahmen
  • persönliche Akzeptanz des Atreus Managers

Atreus ist Marktführer beim Einsatz von Interim Management in Deutschland und einer der größten Anbieter Europas. Wir lösen schwierige operative Management- und Transformationsaufgaben dann, wenn es darauf ankommt – sicher und schnell.
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und wir klären, wie wir Sie schnell und passgenau unterstützen können.

Atreus is a co-founder of Globalise – the market’s leading and largest provider of international interim management. Accelerating change and delivering success. Worldwide. Structured as a global group of leading interim management firms, Globalise has the reach to support you in solving your company’s most important issues around the world.