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Neuausrichtung der Dokumentationsabteilung des Schiffsantriebeherstellers SCHOTTEL

Case Study

Herausforderung

Das Team in der technischen Dokumentation von SCHOTTEL erstellt Dokumente mit technischem Input für Betriebsanleitungen von Schiffen. Aufgrund wachsender Auftragseingänge und gestiegener Ansprüche in den relevanten Normen kam es zur Überforderung des Teams und damit zu Rückständen. Es galt, die Abteilung so zu strukturieren, dass der umfangreiche Aufgabenbestand aufgearbeitet werden konnte.

Erfolg

Atreus entwickelte das Team der technischen Dokumentation zu einer schlagkräftigen Einheit. Es gelang, eine langfristig tragfähige organisatorische Aufstellung der Dokumentationsabteilung im Unternehmen umzusetzen. Durch die strukturelle Umwandlung konnten terminliche Ziele zuverlässig realisiert und Rückstände vermieden werden.

Interview mit Stefan Kaul, Chief Technical Officer von SCHOTTEL

Aus welchem Anlass holten Sie Atreus an Bord?

Um den Weg des Erfolgs weiterhin verfolgen zu können, muss alles stimmen, und zum Produkt gehört eben auch die Technische Dokumentation. In den letzten Jahren sind die relevanten Normen anspruchsvoller geworden. Gleichzeitig konnten wir kontinuierlich steigende Auftragseingänge realisieren. Damit war das Team der Technischen Dokumentation überfordert. Rückstände bauten sich auf. Die von der Werft mit Eingang des Antriebs erwarteten Anleitungen konnten erst später geliefert werden. Das führte zu Unmut bei den Kunden und letztendlich zu Konflikten im Team.

 

„Das Team wurde vom Tagesgeschäft so in Anspruch genommen, dass keine Zeit blieb, die Dokumente inhaltlich weiterzuentwickeln, geschweige denn die Arbeitsweisen zukunftsfähig auszurichten.“

© 67457295 ©pilipenkod fotolia.com

Sie möchten wissen, was Atreus für Sie bei einer vergleichbaren Aufgabenstellung tun kann?
Nehmen Sie Kontakt auf zu Dr. Wolfgang Thost, Direktor.

+49 89 452249-510 thost(at)atreus.de

„Die Atreus Managerin unterstützte uns maßgeblich dabei, unsere Prozesse neu auszurichten und ein motiviertes, leistungsstarkes Team aufzubauen.“

Wann kamen Sie auf Atreus zu?

Es wurde entschieden, der Technischen Dokumentation eine neue Ausrichtung zu geben. Wir wandten uns also an Atreus, um für diese Aufgabenstellung im Rahmen eines Projekts einen geeigneten Manager zu finden. Atreus stellte uns kurzfristig eine Expertin vor, die neben ihrer Qualifikation als Interim Managerin Fähigkeiten im Teamaufbau und in der Prozessgestaltung mitbrachte.

Welche Voraussetzungen brachte die Interim Managerin mit?

Als Ingenieurin konnte sich die Atreus Managerin schnell ein technisches Grundverständnis der Antriebe verschaffen. Gleiches gilt für die Einarbeitung in die entsprechenden Normen. Aber überzeugt hat uns, wie schnell es ihr gelang, das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen. Sie setzte Moderations- und Mediationstechniken ein und unterstützte das Team dabei, gemeinsame Ziele zu entwickeln.

Stefan Kaul ist Chief Technical Officer bei der SCHOTTEL GmbH. Er stieg 1989 beim Unternehmen ein und widmete sich bald dem Bereich Forschung und Finanzierung. Er leitete die Gruppe „Innovation und Forschung“ und verantwortete den Aufbau und die Entwicklung der neuen Abteilung für Hydrodynamik und Propulsion.

Stefan Kaul

Stefan Kaul ist Chief Technical Officer bei der SCHOTTEL GmbH. Er stieg 1989 beim Unternehmen ein und widmete sich bald dem Bereich Forschung und Finanzierung. Er leitete die Gruppe „Innovation und Forschung“ und verantwortete den Aufbau und die Entwicklung der neuen Abteilung für Hydrodynamik und Propulsion.

 

„Unsere Mitarbeiter nahmen die organisatorischen Änderungen dankbar an. Wir konnten einen regelrechten Motivationsschub wahrnehmen.“

Wie ging die Atreus Managerin vor?

Sie legte unerkannte Talente der Mitarbeiter frei und setzte diese im Rahmen der Unternehmens- und Teamziele ein: Leitlinien wurden erarbeitet, die Dokumente übersichtlicher gestaltet, Prozesse visualisiert und vereinfacht. Sie bezog externe Dienstleister ein, die dabei halfen, die Rückstände abzuarbeiten. Aus Preisgründen konnte das aber keine Lösung auf Dauer werden, weshalb wir neue Redakteure und Techniker einstellten.

© links: 1541006 ©wesel – fotolia.com; rechts: 57877182 ©stefan_weis – fotolia.com

„Durch die Neuorganisation konnte das Team die terminlichen Ziele zuverlässig erreichen und Rückstände aufarbeiten.“

Gab die Atreus Managerin auch Impulse über die Abteilung Technische Dokumentation hinaus?

Sie analysierte die Schnittstellen zu anderen Abteilungen und setzte sich dafür ein, dass die Technische Dokumentation organisatorisch in der Technischen Konstruktion aufgehängt wurde. Dadurch vereinfachten wir die Kommunikation. Der technische Input fließt seitdem schneller zur Dokumentation, wodurch das Team die terminlichen Ziele besser erreichen kann. Dem Team gelang es, die Zeiten für die Erstellung der Technischen Dokumentation in einem halben Jahr um über 30 Prozent zu verkürzen und gleichzeitig das Qualitätsniveau anzuheben.

Wie beurteilen Sie abschließend die Erfolgsfaktoren der Interim Managerin?

Verbindet man auf den ersten Blick mit Interim Management harte Maßnahmen, so waren in diesem Fall eher die weichen Faktoren ausschlaggebend. Das Coaching des Teams hatte die Klärung von Konflikten zur Folge, und die Mitarbeiter packten die Lösung der Probleme entschlossen an. Weil sie in alle Entscheidungen und Umsetzungsmaßnahmen einbezogen waren, blieb das Wissen auch nach Beendigung des Interim Mandats im Hause SCHOTTEL.

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Atreus ist Marktführer beim Einsatz von Interim Management in Deutschland und einer der größten Anbieter Europas. Wir lösen schwierige operative Management- und Transformationsaufgaben dann, wenn es darauf ankommt – sicher und schnell.
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und wir klären, wie wir Sie schnell und passgenau unterstützen können.

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