Prozessautomatisierung als Effizienztreiber: Chancen erkennen und Potenziale nutzen

Effizienter werden durch Prozessautomatisierung – aber richtig

Prozessautomatisierung ist kein Selbstzweck. Wer repetitive Aufgaben digitalisiert, senkt nicht nur Fehlerquoten und Bearbeitungszeiten – er schafft Raum für Innovation, strategische Arbeit und messbaren Unternehmenserfolg. Aber: Nur wer systematisch vorgeht, die richtigen Prozesse auswählt und kontinuierlich optimiert, schöpft das volle Potenzial aus.

Bernhard Gruber beleuchtet in diesem Beitrag die entscheidenden Schritte auf dem Weg zur erfolgreichen Automatisierung – und zeigt, welche Rolle erfahrene Führungskräfte in diesem Transformationsprozess spielen.

Wirtschaftlichkeit im Blick: Der ROI von Prozessautomatisierung

Der Return on Investment (ROI) entscheidet darüber, ob eine Automatisierungsmaßnahme erfolgreich ist. Dabei sollten nicht nur die Kosten im Fokus stehen, sondern auch qualitative Effekte wie Kundenzufriedenheit oder Innovationsfähigkeit. Die wichtigsten Stellschrauben:

Kostenfaktoren:

• Projektkosten: Personal, Beratungsleistungen, Infrastruktur.
• Anschaffungskosten: Softwarelizenzen, Plattformgebühren, ggf. Hardware.
• Wartungskosten: Updates, Support, technische Betreuung.
• Schulungskosten: Einführung und Weiterbildung der Mitarbeitenden.

Nutzenpotenzial:

• Zeitersparnis durch automatisierte Abläufe.
• Produktivitätssteigerung durch bessere Ressourcennutzung.
• Umsatzsteigerung, etwa durch kürzere Durchlaufzeiten und bessere Skalierbarkeit.
• Höhere Kundenzufriedenheit durch schnellere, konsistentere Prozesse.

Von Process Mining zur Automatisierung: Ein bewährter Fahrplan

Um Prozesse erfolgreich zu automatisieren, ist ein systematisches Vorgehen entscheidend. Die folgenden Schritte zeigen, wie aus Analyse und Planung eine wirksame Umsetzung wird .

1.Prozessanalyse und -auswahl: Startpunkt ist die Auswahl geeigneter Prozesse. Process Mining hilft, Ist-Prozesse auf Basis von Systemdaten sichtbar zu machen. Wichtig: Auch nicht digitalisierte Prozesse sollten betrachtet und ggf. manuell erfasst werden.

2. Datenqualität sicherstellen: Eine hohe Datenqualität ist entscheidend für die Genauigkeit der Analyse und die spätere Automatisierung.

3. Kosten und Nutzen simulieren: Vergleichende Simulationen helfen, das wirtschaftliche Potenzial sichtbar zu machen – besonders wichtig, um das Einsparpotenzial zu ermitteln.

4. Toolauswahl und Integration Die Auswahl geeigneter Werkzeuge ist entscheidend:

• Intelligente Prozessautomatisierung (IPA): IPA kombiniert verschiedene Technologien wie KI, ML und Robotic Process Automation (RPA) zur Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen.
• Low-Code/No-Code-Plattformen ermöglichen es auch Fachabteilungen, Automatisierungen umzusetzen – mit wenig IT-Aufwand.

5. Datenschutz im Blick behalten: Eine Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA) ist Pflicht – nicht nur aus Compliance-Gründen, sondern auch zur Vertrauenssicherung und zur Identifikation möglicher Risiken

6. Pilotierung und Testläufe: Klein anfangen, groß denken: In Pilotprojekten lassen sich Risiken minimieren und erste Erkenntnisse für die Skalierung gewinnen.

7. Schulung und Change Management: Der beste Algorithmus bringt nichts, wenn Menschen nicht mitziehen. Schulungen und transparente Kommunikation sind Erfolgsfaktoren – ebenso wie ein aktives Change Management.

8. Kontinuierliche Optimierung: Automatisierung ist kein „Set-and-Forget“-Projekt. Überwachen Sie die Leistung der implementierten Lösungen kontinuierlich und passen Sie diese mit Hilfe von Feedback und Datenanalysenbei an.

Erfolgsfaktor Mensch: Interim Manager als Katalysatoren

Viele Unternehmen holen sich gezielt externe Unterstützung ins Haus – zum Beispiel durch Interim Manager. Diese bringen nicht nur technisches und methodisches Know-how mit, sondern auch die nötige Distanz und Umsetzungsstärke. Sie helfen:

• geeignete Prozesse zu identifizieren,
• passende Tools zu wählen,
• Pilotprojekte sauber aufzusetzen,
• das Change Management zu gestalten
• und das Projekt nachweisbar zum Erfolg zu führen.

Fazit: Automatisierung braucht Struktur – und erfahrene Führung

Prozessautomatisierung kann enorme Effizienzgewinne bringen – wenn sie klug, schrittweise und unternehmerisch verantwortet umgesetzt wird. Wer sich von bloßer Tool-Euphorie verabschiedet und stattdessen mit Weitblick vorgeht, wird belohnt: mit messbarem Fortschritt und echter Entlastung im Tagesgeschäft