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Neue Regeln für die Bilanzierung von Leasingverhältnissen

IFRS 16 – was nun? Die neue Leasingbilanzierung ab 2019 betrifft nicht nur Finance, sondern fast alle Unternehmensbereiche. Martin Goldin, Atreus Direktor und Heinz Rotzoll, Atreus Manager fassen die Herausforderungen und Chancen einer professionellen Umstellung auf IFRS 16 zusammen.

Nach jahrelangen intensiven und kontroversen Diskussionen hat das International Accounting Standards Board (IASB) im Januar 2016 einen neuen Standard zur Leasingbilanzierung verabschiedet (“IFRS 16 Leases“). IFRS 16 wurde mit dem EU-Endorsement vom 31. Oktober 2017 in nationales Recht übernommen.

Die neuen IFRS-Regeln stimmen weitgehend mit dem vom Financial Accounting Standards Board (FASB) verabschiedeten US GAAP ASC 842 überein und sind spätestens für Geschäftsjahre ab dem 1. Januar 2019 anzuwenden. Sie sehen vor, dass künftig sämtliche Leasingverhältnisse in der Bilanz erfasst werden, also auch sog. “operating leases“ in Form von Nutzungsrechten (“right-of-use“ assets) und korrespondierenden Leasingverbindlichkeiten (“lease liability“).

Im Vergleich zur alten Rechtslage, nach der lediglich sog. “finance leases“ zu bilanzieren waren, bedeutet IFRS 16 einen „Paradigmenwechsel“ in der Leasingbilanzierung. Er betrifft in Unternehmen nicht nur die Finanzabteilungen, die nach internationalen Regeln bilanzieren.

Vielmehr haben die Änderungen sehr weitreichende Auswirkungen auf unterschiedlichste Unternehmensbereiche. Wesentliche Finanzkennzahlen – insbesondere EBITDA und Verschuldungsgrad – sowie Covenants werden sich ändern. Betriebswirtschaftliche Fragen (z. B. Umstellung der Beschaffungspolitik, “lease or buy“) bis hin zur Ausgestaltung von Incentives (z. B. Bonus- und Zielvereinbarungen) stellen sich damit erneut unter geänderten Bedingungen.

Soweit noch nicht geschehen, ist eine Vertragsverwaltung bzw. ein Dokumenten-Managementsystem einzurichten, das sämtlichen Compliance-Anforderungen entspricht. 

Bietet die neue Leasingbilanzierung auch Vorteile für Unternehmen?

Viele Unternehmen stellen sich derzeit die Frage, ob es sich bei IFRS 16 um ein reines Compliance-Thema handelt, das lediglich weitere und mitunter erhebliche Kosten verursacht oder ob die neue Leasingbilanzierung auch Vorteile für Unternehmen bietet, die die einmaligen und laufenden Kosten durch die Umstellung womöglich sogar überkompensieren können. Hierzu ist Folgendes zu sagen: 

  • Die unternehmens- bzw. konzernweite Sicherstellung der neuen IFRS 16- und HGB-konformen Leasingbilanzierung sowie die einheitliche und korrekte Anwendung der komplexen Regeln schafft Ruhe an der „Compliance-Front“, an der unternehmerische Entscheidungen stets gegen Transaktionskosten abzuwägen sind.
  • Die systematische Inventarisierung der Leasingverträge nebst dem Re-Design dazugehöriger Abläufe und Prozesse sorgt für erheblich mehr Transparenz im Unternehmen. Das eröffnet neue Chancen zur Aushandlung vorteilhafterer Einkaufskonditionen bzw. zur Neuverhandlung von Rahmenverträgen bei Leasinggesellschaften.
  • Zudem dürfte die neue Leasingbilanzierung die Leasinggesellschaften zu einer Abkehr von Papier und zu mehr Standardisierung bei der elektronischen Übermittlung relevanter Informationen drängen.
  • In den Finance-Bereichen der Unternehmen wird die neue Leasingbilanzierung den Trend zur Digitalisierung weiter verstärken.
  • Aus Sicht der Unternehmenssteuerung ergeben sich Vorteile durch höhere Transparenz über genutztes (oder ungenutztes) Vermögen und die Optimierung der Leasing-Organisation und IT-Systemlandschaft.

So kann Atreus Sie unterstützen

Kurz und gut:

Die Implementierung von IFRS 16 ist kein „Spezialisten-Projekt“, da der Accounting-Change und die notwendigen Änderungen der Prozesse wie dargelegt Auswirkungen auf fast alle Unternehmensbereiche haben.

Atreus unterstützt Sie gern dabei, die Anforderungen an die neue Leasingbilanzierung systematisch und effizient umzusetzen – von der Projektplanung bis zum Rollout.Wir stellen Ihnen ein hochrangiges IFRS 16 Projektmanagement Office an die Seite, das alle notwendigen Teilprojekte orchestriert und eine optimale Balance zwischen Transaktionskosten und Compliance sicherstellt.  

IFRS 16 – ein reines Compliance-Thema?

Was müssen Unternehmen jetzt tun?

  • In erster Linie haben Unternehmen sicherzustellen, dass sie die bilanziellen Anforderungen des IFRS 16 Lease (bzw. US-GAAP ASC 842) erfüllen.
  • Im Regelfall ist eine geeignete Lease-Accounting Software auszuwählen und zu implementieren, die eine zutreffende Leasingbilanzierung nebst -reporting nach IFRS und HGB gewährleistet.
  • Die Unternehmen sollten die neue “Lease Application“ bestmöglich in die bestehende IT-Systemlandschaft und die Unternehmensorganisation einbinden. Im Idealfall fließen neben einmaligen Implementierungskosten auch laufende Kosten sowie Transaktionskosten in die Betrachtung ein. Die Implementierung eines Leasingprozesses ist besonders wichtig: Er muss wirksame interne Kontrollen enthalten und die gesamte Bandbreite des Prozesses von Contracting über Administration und Accounting bis hin zum Reporting abdecken.
  • Projektrisiken aus einer unzureichenden Umsetzung des neuen IFRS 16 (z. B. Prüfungsfeststellungen bis hin zur Einschränkung des Bestätigungsvermerks, Imageschäden, Sanktionen) kann somit wirksam begegnet werden.  
 

„Die Implementierung von IFRS 16 ist kein ‚Spezialisten-Projekt‘: Der Accounting-Change und die notwendigen Änderungen der Prozesse haben Auswirkungen auf fast alle Unternehmensbereiche.“

Heinz Rotzoll, Atreus Manager

Die wichtigsten Aufgaben

Was ist im Regelfall zu tun?

  • Bereichsübergreifende Workshops, um Verständnis für die neue Rechnungslegung zu schaffen und unternehmens­intern Informationen zu sammeln
  • Projektorganisation: Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt und Aufstellung einer Projektorganisa­tion
  • Frühzeitige Schaffung von Transparenz für alle bestehenden Leasing-/Mietverträge („Vollständigkeit“) und Aufbau stabiler und qualitätsgesicherter Daten
  • Erstellung einer detaillierten Projektplanung von der Vorbereitung bis zum Abschluss des Projekts unter Berücksichtigung von Restriktionen (z. B. IT-Release-Termine)
  • Erstellung eines Projektbudgets und von Präsentationen für diverse Entscheidungsgremien
  • Vertragsmanagement-Prozesse: Ist-Aufnahme bestehender Prozesse nach Clustern (z. B. Immobilien, Fahrzeuge, IT) und Modellierung des zukünftigen Leasingprozesses
  • Optimierung der IT-Zielstruktur: Analyse der bestehenden IT-Systemlandschaft, der Prozesse und der Datenlage sowie Design des “Target Architecture Model“
  • Identifikation von Schnittstellen zu allen betroffenen Unternehmensbereichen; technische Anbindung externer Dienstleister an IFRS 16-relevante Daten (Inbound) sowie nachgelagerte Abteilungen, z. B. F&A (Outbound)
  • Lease Application: Auswahl und Implementierung einer geeigneten Softwarelösung
  • Vertragsanalyse: Analyse des bestehenden Leasingportfolios, Aufteilung in Cluster und Identifikation eingebetteter Leasingverhältnisse (“embedded leases“)
  • Wahlrechte: Beratung in Bezug auf bilanzpolitische Entscheidungen, z. B. short-term leases, low-value assets, Zinssätze, Behandlung konzerninterner Sachverhalte
  • Anpassung des konzerninternen Reportings (z. B. Kontenpläne, Smart Notes, Package, Budget, Kennzahlen)
  • Identifikation relevanter Datenpunkte (sowie Datenlücken) für das jeweilige Datenfeldmodell der Leasing-Applikation (z. B. SAP RE-FX FL)
  • Migration relevanter Datenpunkte aus unterschiedlichen Vorsystemen in die Leasing-Applikation
  • Fachkonzepte: Strukturierung neuer Anforderungen, z. B. neue Buchungslogik, Anlagenbuchhaltung, Kontierungspläne, Anpassung der Konzernbilanzierungsrichtlinie
  • Audit: Betreuung der projektbegleitenden Prüfung durch den Konzernabschlussprüfer in Bezug auf Umsetzungskonzept, Änderungen im IKS, internes Kontrollumfeld
  • Test-Management: Zusammenstellung exemplarischer Testfälle und Koordinierung der Test-Phase bis zum erfolgreichen User Acceptance Test
  • Schulungen betroffener Mitarbeiter zur korrekten Umsetzung des neuen E2E-Leasingprozesses
  • 1. Januar 2019: Go live; offizielles Ende des IFRS 16-Projekts i.d.R. erst nach Veröffentlichung des Q1/2019-Konzernabschlusses 
<link 624><strong>Zum Profil von Martin Goldin.</strong></link>

Autoren dieses Beitrags sind Martin Goldin, Atreus Direktor & Heinz Rotzoll, Atreus Manager

Zum Profil von Martin Goldin.

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